Журнал учёта листков нетрудоспособности является особым документом, в который вносят необходимую информацию о листе нетрудоспособности сотрудника конкретной организации. Эти данные могут быть использованы при составлении табеля учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда.
Кстати, такой журнал не считается обязательной документацией для работодателей. Но всё же желательно вести журнал регистрации больничных листов. К примеру, он поможет:
1) отследить лимит оплачиваемых дней нетрудоспособности;
2) определить срок предоставления работником листа нетрудоспособности;
3) если надо будет найти больничный лист, когда его затребует проверяющий из Фонда социального страхования.
Помимо этого, журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов необходим работникам кадровой службы, если надо подсчитать дни отпуска, которые нужно продлить (если время нетрудоспособности пришлось как раз на период отпуска).
Образец такого документа
Унифицированный образец журнала регистрации больничных листов отсутствует. Получается, что любой работодатель сам вправе разрабатывать форму таких документов. В интернете можно скачать готовые образцы журналов регистрации в формате Word.
Сколько хранят эти журналы?
Если работодатель ведёт журнал учёта больничных листков, то хранятся данные документы на протяжении пяти лет.
Что будет, если не вести журнал регистрации?
Какое-либо наказание за неведение данного документа отсутствует, поскольку работодатель не обязан его вести.
Польза для работодателя от ведения журнала учёта листов нетрудоспособности
- Он в полной мере владеет данными о состоянии здоровья своих работников.
- Работодатель знает число дней их нетрудоспособности.
- Он может назначить оплату пребывания сотрудника на больничном.
- Можно проанализировать уровень заболеваемости на определённом предприятии, благодаря чему есть возможность дать оценку общему положению дел.
- Спрогнозировать проведение профилактических мероприятий, которые повышают общий уровень здоровья.
- Можно решить проблему потери больничного листа.
Как уже было сказано, руководство само решает, нужно ли вести такой журнал или нет, принимая во внимание важность этих данных не только для начисления оплаты, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работниками.
Обязательные реквизиты каждой регистрационной формы
- Название документации.
- Наименование организации.
- Дата открытия и закрытия.
- Сроки хранения.
- Подпись ответственных лиц (можно на каждом листке).
В журнале на каждой страничке есть пронумерованные графы. Страницы сшиваются, их подкрепляют подписями и печатями руководителей предприятия.
Заполняется документ зачастую чёрной или синей чернильной (шариковой) ручкой. Запрещается использовать корректор на страничках формы. Благодаря графе «Примечания» можно заверить подписью любое исправление или указать недействительную запись.
В журнале регистрации листов нетрудоспособности у каждой записи есть порядковый номер, присутствуют личные данные сотрудника (Ф.И.О.), номер больничного листка, название медучреждения, которое выдало документ, срок действия документации.
Кем выдаётся журнал, и где его нужно хранить?
Хранит и ведёт журнал учёта листов нетрудоспособности работник отдела кадров, табельщик или другой сотрудник, которого назначили ответственным по приказу руководства.
Данная форма – это документ внутреннего использования, который можно передавать сотрудникам других подразделений, если делать это разрешит руководство предприятия. Рассматривается данный вопрос при человеке, который несёт ответственность за сбережение и ведение журнала.
Время от времени данную документацию предоставляют руководству во время проверки и составления отчётности, анализа кадровой работы.
При утере, порче или уничтожении документов руководитель организации сообщает правоохранительным органам об этом факте. Назначается комиссия, чтобы установить перечень пропавшей документации и расследовать сложившуюся ситуацию.
